أيّهما يُمثّل التهديد الأكبر لاستقرار مكتبك اليوم؛ الأزمات التي تواجهها بوضوح، أم ذلك الهدوء الإداري الذي يوحي بأن الأمور تحت السيطرة بينما تفتقر لآليات التحقق الفعلي؟ ضمن مسارات العمل القانوني المتشعبة لا يعني غياب الإنذارات سلامة الإجراءات؛ بل يطرح السؤال الأهم: هل تملك فعلًا أدوات كشف قادرة على التمييز بين الإنجاز القانوني الحقيقي وبين مجرد التحديث اليدوي للبيانات؟
لا يتعلق الامر هنا بالتشكيك في كفاءة فريقك بقدر ما هو تشخيص لخللٍ بنيويٍ نطلق عليه في Lawsurface وهم السيطرة في القضايا القانونية. هذا الوهم ينمو حين تكتفي الإدارة بمراقبة الاجتهادات الفردية بدلًا من إرساء حوكمة العمل القانوني. إن السيطرة الحقيقية لا تُستجدى بالاستفسارات المتكررة لكنها تُستخلص من مصدر واحد للحقيقة يضمن بقاء سير العمل القانوني تحت المجهر الرقابي أيًا كانت هوية من يباشرها. وإذا كان ميزان استقرارك يرتكز على الثقة الشخصية أو غياب الشكاوى فهل أنت تؤسّس حقًا لسيادة مؤسسية تضمن ديمومة المكتب بمعزل عن شخوص الأفراد؟ أم أنك تدير منظومة ثقة هشة مهدّدة بالانهيار عند أول رحيل مفاجئ لمحامي يحمل أسرار العمل في ذاكرته دون تدوين مؤسسي عابر للأفراد؟
كيف يتكوّن شعور “القضية تحت السيطرة”؟
يتشكّل وهم القضايا تحت السيطرة عندما تكتفي الإدارة بمراقبة النتائج النهائية وتغض الطرف عن مسارات التنفيذ، ينشأ هذا الاطمئنان التشغيلي الزائف نتيجة الاعتماد على التحديثات اليدوية المحمّلة بالانحيازات البشرية ممّا يحجب عن مدير المكتب رؤية الانحرافات التي تختبئ خلف تقارير تبدو مثالية في ظاهرها، بينما يغلي الواقع التشغيلي بنقاط العمى الإدارية.
في أي قضية قانونية تتسارع فيها الإجراءات غالبًا ما يُساء تفسير الهدوء الإجرائي بوصفه دلالة على الجودة، بينما هو في حقيقته صمت تشغيلي ناتج عن غياب الرقابة التشغيلية، وإدارة القضايا القانونية بفعالية تقتضي الانتقال الجذري من التساؤل التقليدي القاصر: “ماذا حدث؟” إلى السؤال الحوكمي الأعمق: “كيف نضمن ألا يحدث الخطأ أصلًا؟”
الفرق بين السيطرة الظاهرة والسيطرة الفعلية
تتبلور الفجوة البنيوية في الإشراف على القضايا داخل المكتب في تحديد مصدر الحقيقة؛ فهي الحد الذي يفصل بين المدير الذي يقتات على الظّنون والانطباعات البشرية المنقولة، والمدير الذي يمارس السيادة الفعلية استنادًا إلى الرؤية الإدارية المستمدة من صلب النظام الرقابي، وينعكس هذا التمايز في مستويين من السيطرة:
السيطرة الظاهرية: حالة تعتمد كليًا على التحديثات اليدوية لامتصاص قلق الإدارة، هنا تظل السيادة للأفراد ويظل المكتب رهينة لذاكرتهم. وفي هذا السياق يبرز تساؤل تشغيلي حاسم يمس جوهر الحوكمة: متى تصبح آخر تحديثات القضية غير كافية لفهم وضعها الفعلي؟
السيطرة الفعلية: تتحقق بوجود مصدر واحد للحقيقة يمنح الشريك سلطة المساءلة المطلقة، والسيطرة هنا تعني امتلاك القابلية للدفاع القانوني عن كل إجراء مهني وهو جوهر حوكمة العمل القانوني الرصينة.
ما المؤشرات التي تخلق وهم الاطمئنان؟
يقع الشركاء المديرون غالبًا في فخ ثلاثة مؤشرات مضلّلة تعزّز وهم السيطرة في القضايا القانونية:
- تحديثات الحالة اليدوية: الركون إلى الافتراض الواهم بأن مجرد تحديث حالة القضية تقنيًا إلى “تم التنفيذ” يمثل انعكاسًا موضوعيًا لجودة التنفيذ الإجرائي بينما هو في الواقع مجرد إفادة بشرية انطباعية قد تواري خلفها ثغرات تشغيلية أو تراخيًا في التوثيق لم ترصده أدوات الرقابة اللحظية، مما يضع السّيادة الإدارية تحت رحمة ما يقرر الفريق الإفصاح عنه من معلومات.
- تعدد المنصات وتشتّت الأدوات التقنية: إن توزيع البيانات بين المراسلات الجانبية والبريد الإلكتروني والملفات التقليدية يخلق بيئة خصبة لتضارب البيانات داخل القضية الواحدة؛ ممّا يحول عملية الإشراف على القضايا إلى ممارسة مجزّأة تفتقر إلى الرؤية الإدارية الموحّدة، ويجعل من استخلاص الحقيقة التشغيلية عبئًا إداريًا معقدًا بدلًا من أن يكون نتيجة تلقائية للنظام.
- التبعية المطلقة للعنصر البشري: إن الاعتماد الكلي على المحامي الخبير يضع المكتب في حالة انكشاف تشغيلي دائم؛ حيث ترحل المعلومة برحيله وتغيب بمرضه أو انشغاله، وهو ما يمثل خرقًا صريحًا لأبسط قواعد حوكمة العمل القانوني التي تقتضي بأن تكون المعرفة أصلًا ثابتًا من أصول الكيان، وليست امتيازًا شخصيًا مرتهنًا بذاكرة الأفراد.
متى ينكشف الوهم؟ ولماذا يكون الثمن كبيرًا؟
ينكشف وهم السيطرة دائمًا في لحظات الاصطدام التشغيلي الكبرى؛ تلك اللحظات الحرجة التي يغيب فيها المحامي حاملاً تاريخ القضية القانونية وتفاصيلها في ذاكرته الشخصية، أو عند اكتشاف فوات موعد قضائي لم يجد طريقه إلى النظام المركزي للمكتب لكونه حبيسًا في مفكرة خاصة أو بريد إلكتروني جانبي، إن الثمن في هذه الحالة لا يتوقف عند خسارة قضية عابرة إنما يتعداه إلى انهيار القابلية للدفاع عن إجراءات المكتب وفقدان الرقابة التشغيلية التي تمثل صمام الأمان الوحيد للسمعة المهنية أمام الموكلين والجهات الرقابية.
وعندما يجد مدير المكتب نفسه عاجزًا عن تقديم إجابة موضوعية مدعومة بالبيانات والأدلة حول السبب الجذري للخلل فإنه يفقد هيبته الإدارية وقدرته القانونية على حماية الكيان من المسؤولية المهنية. إن السيطرة التي لا تصمد أمام غياب الأفراد أو تبدّل الوجوه هي تبعيّة بشرية وليست حوكمة مؤسسية؛ وهي حالة تضع المكتب في مواجهة مخاطر تنظيمية وهيكلية يصعب احتواؤها بمجرد خروجها من حيّز السيطرة الظاهرة إلى واقع الانكشاف القانوني الكامل.
<HTML Element Start>
اختبار سريع للانكشاف التشغيلي في مكاتب المحاماة:
أجب بـ (نعم) أو (لا) لتقييم واقع مكتبك التشغيلي بناءً على معايير الحوكمة:
- هل تعتمد في متابعة القضايا على ما يخبرك به المحامون شفهيًا أو عبر تطبيقات المراسلة؟
- هل تتوقف إجراءات قضية قانونية أو تتعطّل عند غياب أحد أعضاء الفريق؟
- هل تجد صعوبة في تحديد السبب الحقيقي وراء فوات موعد نهائي دون الاعتماد على تبريرات شخصية؟
- هل تشعر أن تقارير حالة القضايا في مكاتب المحاماة التي تصلك تجمّل الواقع بدلًا من أن تعكس الواقع التشغيلي؟
النتيجة: إذا كانت إجابتك بـ “نعم” على سؤالين أو أكثر، فإن سير العمل القانوني تُديره الانطباعات ومكتبك واقع تحت رحمة وهم السيطرة.
<HTML Element End> (إن كان يمكن تصميمها بطريقة تفاعلية بحيث يتم اختيار نعم أم لا واعطاء النتيجة بناءً عليه)
لماذا تحتاج الإدارة إلى مؤشرات أعمق من “سير الأمور طبيعيًا”؟
تدرك القيادة المسؤولة أن إدارة القضايا القانونية تتجاوز مفهوم المتابعة الروتينية لتصبح عملية رقابة تشغيلية عابرة للأشخاص تضمن المساءلة الكاملة في كافة مراحل العمل القانوني عبر:
- المكاشفة التشغيلية: وهي القدرة على تشخيص الأداء الفعلي بناءً على بيانات موضوعية مجردة بمعزل عن التفسيرات البشرية أو الانحيازات الذاتية لفريق القضية، مما يضمن دقة التقييم وسلامة القرار الإداري.
- إحكام السيادة المعلوماتية للمكتب: فك ارتهان الكيان القانوني لذاكرة الأفراد عبر تحويل الخبرات الإجرائية من رؤوس الموظفين إلى أصول مؤسّسية عابرة للأشخاص؛ مما يضمن استمرارية الممارسة القانونية وحمايتها من التلاشي أو الانكشاف المهني عند رحيل الكوادر أو تغير الهياكل الوظيفية.
- الرقابة الاستباقية: كشف نقاط العمى الإدارية ومعالجة الانحرافات التشغيلية في مهدها وقبل وقوع أثرها، بدلًا من استنزاف موارد المكتب البشرية والمالية في الإدارة بالأزمات أو الانشغال الدائم بمعالجة التداعيات المهنية والرقابية المتأخرة.
سؤال للشركاء: ما هي آخر مرة اكتشفتم فيها مشكلة كبيرة في قضية ما بعد أن بدت مستقرة في المؤشرات السطحية وهل يملك مكتبكم اليوم النظام الذي يمنع تكرار هذا السيناريو؟
الأسئلة الاستراتيجية الشائعة:
- هل تعني الحوكمة عدم الثقة في فريق المحامين؟ على النقيض تمامًا فالحوكمة هي الدرع المهني للمحامي الكفؤ، إذ توثّق منجزاته بموضوعية وتوفر مسارًا واضحًا للمساءلة المستندة إلى الحقائق لا الانطباعات.
- لماذا تفشل التقارير اليدوية في ضمان السيطرة الفعلية؟ لأن التقارير اليدوية تصف الواقع من زاوية ما يرغب الموظف في إفصاحه طلبًا للاسترضاء الإداري. أما الحوكمة فتمنحك المكاشفة التشغيلية؛ وهي الرؤية التي تظهر الحقيقة اللازمة لإدارة المخاطر واستباق الأزمات، بعيدًا عن صبغة التجمّل التي تكسو التقارير التقليدية.
- لماذا لا تغني “الأتمتة” وحدها عن نظام الحوكمة؟ لأن أتمتة الفوضى لا تنتج إلا فوضى أسرع. فالأتمتة أداة تنفيذية أما الحوكمة هي الإطار الذي يحدد قواعد المُساءلة والرقابة، والسيطرة الحقيقية لا تأتي من مجرد شراء برمجيات حديثة، إنها تتطلّب بناء نظام يضمن بقاء القرار القانوني تحت سيطرة الإدارة لا تحت رحمة الآلة أو الفرد.