برنامج لوسيرفس لإدارة الأمور القانونية

مشكلة التشغيل التي تحتاج شركات المحاماة إلى حلها

تبدأ العديد من شركات المحاماة والأقسام القانونية بنموذج تشغيل مألوف: أسماء العملاء في جداول البيانات، توكيلات في مجلدات مشتركة، تحديثات القضايا في البريد الإلكتروني، مواعيد الجلسات في التقويمات الشخصية، معلومات الفواتير في ملفات المحاسبة والمتابعات العاجلة في تطبيقات الرسائل. قد يعمل هذا لنسبة صغيرة من الأمور، ولكنه يصبح من الصعب السيطرة عليه عندما تتعامل المؤسسة مع العديد من العملاء والمكاتب والأقسام والمحامين والمحاكم ودورات الفواتير.

يجب ألا يُنظر إلى برنامج إدارة علاقات العملاء في المجال القانوني كقاعدة بيانات مبيعات عامة. بالنسبة للمنظمات القانونية، فإن العلاقة مع العميل لا تنفصل عن القضايا، والخدمات القانونية، والمستندات، والجلسات، وأتعاب المحاماة، والمدفوعات، والمستندات الرسمية، والمواعيد النهائية، والمعلومات السرية. إذا كانت هذه العناصر غير مترابطة، فقد لا يرى الشركاء الوضع الكامل للعميل، وقد يقوم الإداريون بتكرار إدخال البيانات، وقد تواجه فرق المالية صعوبة في مطابقة الفواتير والمدفوعات مع الأعمال القانونية النشطة.

لوسيرفس يتناول هذا من خلال وضع إدارة العملاء في مركز العمل القانوني التشغيلي. يدعم البرنامج سجلات العملاء، وإدارة العملاء، وتوكيلات، والعقود، وقوائم الأطراف المرجعية، والقضايا، والجلسات، والمرفقات، والمهام، وإدارة الرسوم، والفواتير، والمدفوعات، والتقارير. هذا يوفر لصانعي القرار رؤية عمل أكثر موثوقية لكل علاقة مع العملاء دون إلزام الفرق بإدارة كل تفاصيل من خلال ملفات منفصلة وتذكيرات يدوية.

بالنسبة للمنظمات في الخليج، الحاجة تكون عملية بشكل خاص. قد يكون لدى عميل واحد قضايا مدنية، متابعة تنفيذ، جلسات خبرة، طلبات خدمات قانونية، عقود، مستندات تحتاج إلى تجديد، فواتير غير مدفوعة وعدد من أصحاب المصلحة الداخليين. تختلف الإجراءات القضائية في الدول المختلفة والأنظمة الحكومية، ولكن الحاجة الداخلية متشابهة: الاحتفاظ بمعلومات العميل، المعاملة، المستند والبيانات المالية منظمة بحيث يتمكن الفريق من التصرف في الوقت المناسب وتقديم تقارير واضحة. لوسيرفس هو برنامج لإدارة القضايا القانونية.

ما هي قدرات برنامج لوسيرفس لإدارة الأمور القانونية

يقدم لوسيرفس فرق القانونية طبقة مخصصة لإدارة العلاقات مبنية حول واقع العمل في مكاتب المحاماة. يمكن ربط ملف العميل بالسجلات القانونية والإدارية الأساسية، بما في ذلك توكيلات المحاماة والعقود والأطراف ذات الصلة ومعلومات العملاء وتقاريرهم. هذا يجعل برنامج إدارة علاقات العملاء الخاص بشركات المحاماة مفيداً للمديرين الشركاء والمحامين ومديري المكاتب وفرق العمليات القانونية ومدراء المالية، بدلاً من الاقتصار فقط على وظيفة تطوير الأعمال.

تدعم المنصة إدارة العملاء بشكل عملي من خلال القدرات المعتمدة التالية:

• إدارة العملاء وإدارة الخدمة العملاء للحفاظ على سجلات العملاء المنظمة.
• إدارة قوى الوكالة، بحيث يمكن تنظيم مستندات التفويض مع العميل المعني.
• إدارة العقود لسجلات العقود المتعلقة بالعملاء.
• إدارة قائمة الأطراف المرجعية للجهات والأشخاص ذوي الصلة.
• تقارير مفصلة للعملاء وتقارير الرسوم البيانية للعملاء للمراجعة الإدارية.
• تنظيم المرفقات والمستندات المرتبطة بالعمل القانوني.
• المسألة، الإجراء، السماع، المهمة وتحديث السجلات المرتبطة بتقديم خدمة العملاء.

بالنسبة للشريك الإداري، فهذا يعني أن علاقة العميل لا تُختصر في بطاقة اتصال. بالنسبة لمدير المكتب، فهذا يعني أن سجلات العملاء يمكن استخدامها كفهرس تشغيلي للأعمال المنجزة. بالنسبة لمدير المالية، فهذا يعني أنه يمكن مراجعة الرسوم، الفواتير، المدفوعات وحسابات العملاء جنبًا إلى جنب مع الأعمال القانونية التي نتجت عنها.

تقوم الفرق بتقييم المنصة بمراجعة الأمور الأوسع. لوسيرفس برنامج لإدارة المسائل القانونية. لفهم كيف تتصل القدرات المتعلقة بإدارة علاقات العملاء مع إدارة القضايا، المحاسبة القانونية، التقارير، الأذونات، وسير العمل الوثائقي.

من سجل العميل إلى تنفيذ القضية والمسألة.

يصبح نظام إدارة علاقات العملاء القانونية قيماً عندما يكون سجل العميل متصلاً بالتنفيذ. يدعم لوسيرفس قدرات إدارة الحالات بما في ذلك القضايا المدنية، إدارة التنفيذ، الجلسات، التحديثات، الإجراءات، الدعاوى المرتبطة، المهام الوظيفية، المرفقات، التذكيرات، رسوم القضايا، المدفوعات المتعلقة بالقضايا وسجلات تعديل القضايا. تساعد هذه القدرات الفرق على الانتقال من استفسار العميل أو التعليمات إلى عمل قانوني منظم دون فقدان الرؤية.

في شركة قانونية في دول مجلس التعاون الخليجي، يمكن للعميل توجيه الشركة بشأن نزاع مدني، وملف تنفيذ ذي صلة، ومراجعة عقد. قد يكون لدى نفس العميل عدة ممثلين مفوضين، والعديد من المرفقات، والتزامات دفع، وموعد جلسات مع محامين مختلفين. يساعد برنامج إدارة علاقات العملاء لشركات القانون المصمم للعمليات القانونية الشركة على تجنب التعامل مع كل عنصر كجزيرة منفصلة.

يدعم لوسيرفس سير العمل التشغيلي من خلال تمكين الفرق من ربط تفاصيل العملاء ذات الصلة بالقضايا والإجراءات والاجتماعات والمهام والتحديثات. يمكن للمحامين العمل مع المرفقات وسجلات القضايا. يمكن لفرق الإدارة مراقبة جداول جلسات الاستماع والإجراءات والتذكيرات. يمكن للمديرين مراجعة الدعاوى المرتبطة وأنشطة القضايا. يتضمن النظام أيضًا كتابة الوثائق، والموافقة على الوثائق، والتوقيع الإلكتروني، وخدمات الترجمة، وإنشاء قوالب البريد الإلكتروني، والبحث في البريد الإلكتروني، ومشاركة التحديثات أو روابط ملفات القضايا عبر واتساب حيثما كانت تلك العمليات مناسبة للمنظمة.

القيمة لا تقتصر فقط على التخزين. مكتب المحاماة يحتاج إلى مسؤولية واضحة. المهام الوظيفية، المهام اليومية، التذكيرات، إشعارات إجراءات المتابعة، وتنسيق فريق الدعم الداخلي حول العملاء وقضايا العمل. عندما يكون المحامي مسؤولاً عن جلسة استماع، يكون الإداري مسؤولاً عن دعم تقديم الملفات، والمالية تنتظر دفع الرسوم، يساعد البرنامج في الحفاظ على تلك النقاط التشغيلية مرئية ضمن نفس بيئة إدارة القضايا القانونية.

جلسات، تذكيرات ومتابعة عبر أعمال العملاء النشطة

إدارة الجلسات هي إحدى أبرز الأسباب التي تجعل المؤسسات القانونية تتجاوز أدوات إدارة علاقات العملاء العادية. تعتمد خدمة العملاء على معرفة متى تكون جلسة المحكمة، أو جلسة الخبراء، أو الجلسة النهائية، أو الإجراء أو العمل المتعلق بالمتابعة مستحقة. لوسيرفس تشمل إدارة جلسات المحكمة، إدارة جلسات الخبراء، الجلسات القادمة، تصدير الجدول الأسبوعي، تقارير الجلسات، تذكيرات البريد الإلكتروني، وتذكيرات واتساب.

بالنسبة للشركات في دول مجلس التعاون الخليجي، فإن هذا مهم لأن جداول المحكمة وإجراءات الخبراء ومتطلبات الحكومة تختلف بين الولايات. لوسيرفس لا تحل محل الإجراءات القانونية الخاصة بكل بلد أو تقدم استشارات قانونية، لكنها تساعد المنظمة في إدارة جدولها الداخلي وسجلاتها المتعلقة بتلك الإجراءات. يمكن أن تدعم المنصة طريقة داخلية متسقة لتتبع الجلسات والعناصر التي تحتاج إلى متابعة، حتى عندما يختلف سير العملية القضائية الخارجية.

بصفتها برنامج إدارة قانونية، تساعد المنصة الفرق على فهم ليس فقط وجود جلسة استماع، ولكن أيضاً معرفة العميل، القضية، المحامي، المرفقات، التحديثات والمهام المرتبطة بها. هذه هي الفرق العملي. قد يخبر تاريخ الجلسة في التقويم المحامي بمكان وجوده؛ بينما يمكن لمنصة إدارة قانونية أن تظهر السياق المتعلق بالعميل، والمسؤوليات المعينة، والتحديثات الأخيرة والسجلات الداعمة.

يتم دعم المتابعة أيضًا من خلال متابعة أحدث الأحكام المتعلقة بالاستماع، متابعة الإجراءات، متابعة سداد الأحكام، ومتابعة سداد الرسوم. تساعد هذه القدرات في تقليل المخاطر المرتبطة بترك الإجراءات المهمة بعد الاستماع أو بعد الحكم في الملاحظات الشخصية أو الرسائل غير الرسمية. يمكن للمديرين الاطلاع على حالة سير العمل وطرح الأسئلة المبنية على المعرفة حول الإجراء التالي المطلوب.

رسوم قانونية، فواتير، مدفوعات ورؤية حسابات العملاء

إدارة علاقات العملاء في منظمة قانونية تشمل المال. إذا لم تتمكن الشركة من رؤية ما تم فواتيره، وما تبقى غير مدفوع، وما هي النفقات التي تم تكبدها، وما هي خطة الدفع المطبقة، فلا يمكن للشركاء وفرق المالية تقييم الوضع الحقيقي لعلاقة العميل. لوسيرفس تربط الأعمال القانونية المتعلقة بإدارة علاقات العملاء مع قدرات المحاسبة القانونية التي تتعلق بشركات المحاماة والإدارات القانونية.

تدعم المنصة إدارة الرسوم، إدارة رسوم المحامين، إدارة المدفوعات، إدارة النفقات، إنشاء الفواتير، تتبع الفواتير غير المدفوعة، تقارير الفواتير، تقارير الرسوم، تقارير المدفوعات، تقارير الحسابات، حسابات العملاء، إجماليات الضرائب، قوالب فواتير متعددة، إدارة خطط دفع الأحكام وبيانات الاحتياطي القانوني. تساعد هذه القدرات فرق المالية والإدارة على العمل انطلاقًا من بيانات منظمة بدلاً من إعادة بناء الصورة المالية من رسائل البريد الإلكتروني، وجداول البيانات، والملفات الورقية.

فيما يتعلق بالجانب العملي، قد تحتاج شركات المحاماة في دول مجلس التعاون الخليجي إلى تحصيل أتعاب مهنية، تتبع رسوم الخدمات الحكومية، مراقبة النفقات، متابعة خطط سداد الأحكام، والإبلاغ عن الفواتير غير المدفوعة للشركاء. يساعد برنامج لوسيرفس لإدارة القضايا مع رؤية محاسبية قانونية في ربط هذه العناصر بسياق العميل والقضية. وهذا يدعم محادثات داخلية أكثر دقة حول ربحية العميل، والرصيد المستحق، والمتابعة التشغيلية.

يدعم برنامج لوسيرفس أيضًا طلبات الرسوم وموافقتها أو رفضها ضمن سير العمل المتعلق بالمسائل. هذا مفيد حيث يتطلب المكتب القانوني مراجعة داخلية قبل تقديم أو تسجيل أو اتخاذ إجراءات بشأن مبالغ معينة. لا يلغي البرنامج الحاجة إلى حوكمة المالية، ولكنه يوفر للفرق بيئة منظمة لإدارة السجلات المالية المعتمدة والتقارير.

الأذونات والسرية والمساءلة

تتعامل شركات المحاماة، والأقسام القانونية في الشركات، والأقسام القانونية في التأمين، والأقسام القانونية الحكومية مع السجلات السرية. لذلك، يجب أن يدعم برنامج إدارة علاقات العملاء القانوني التحكم في الوصول، وليس فقط الراحة. لوسيرفس يتضمن إدارة المستخدمين، أذونات المستخدم، الوصول المقيد، ميزة خصوصية محدودة، إدارة وصول الخادم، المصادقة الثنائية، سجلات تعديل القضايا، إدارة النسخ الاحتياطي وإدارة الملفات.

تتيح هذه القدرات للمنظمة تحديد من يمكنه الوصول إلى مناطق معينة من النظام وفقًا للمسؤوليات. قد يحتاج الشريك الإداري إلى رؤية أوسع، بينما قد يحتاج المحامي إلى الوصول إلى القضايا المعينة، وقد يحتاج المستخدم الإداري إلى الوصول إلى مستندات محددة أو جلسات أو مهام متعلقة بالفواتير. تخطيط الأذونات هو مشكلة في التنفيذ بقدر ما هو ميزة برمجية، لذا يجب على الشركات تعريف الأدوار قبل بدء التشغيل.

المسؤولية مهمة أيضاً. لوسيرفس يدعم سجلات تعديل القضايا، المهام الوظيفية، المهام اليومية، التذكيرات، تنبيهات التحذير، وإشعارات متابعة الإجراءات. عندما يتم تعيين العمل وتوثيقه، يمكن للمديرين مراجعة النشاط بشكل أكثر موثوقية مما لو كانت التحديثات موزعة عبر صناديق البريد الشخصي وسلاسل الرسائل. يمكن للدردشة الداخلية أيضاً دعم تنسيق العمل داخل المنصة.

بالنسبة للمنظمات في دول مجلس التعاون الخليجي التي لديها مكاتب متعددة أو أقسام متعددة، فإن هذا الأمر مهم بشكل خاص. يمكن أن يساعد المكتب الفرعي في التقديم المحلي، بينما قد يشرف الفريق القانوني المركزي على الاستراتيجية، وقد تدير المالية الفواتير بشكل مركزي. يجب أن يدعم برنامج إدارة العلاقات مع العملاء للمكتب القانوني رؤية متحكم فيها وسجلات متسقة حتى لا يتم التعامل مع معلومات العملاء السرية ومعلومات الخصوم من خلال تكرار غير مسيطر عليه.

إدارة وتقارير ورؤية تشغيلية

يحتاج الشركاء وقادة العمليات القانونية إلى أكثر من مجرد قائمة بالعملاء. يحتاجون إلى فهم حجم القضايا، والجلسات، والإجراءات، والتحديثات، وحمولة العمل للمحامين، والفواتير، والنفقات، والرسوم، والمدفوعات، والعقود، والتوكيلات، والخدمات القانونية ونشاط العملاء. يدعم لوسيرفس قدرات التقرير والتصدير التي تساعد الإدارة على الانتقال من التحديثات القصصية إلى المراجعة التشغيلية المنظمة.

تتضمن بيئة التقارير أكثر من 270 عنصر مصدر، وبناء تقارير بالسحب والإفلات، وتصنيف مخصص، وتقارير جداول Excel، وتقارير PDF. تشمل أنواع التقارير المعتمدة تقارير القضايا، وتقارير الجلسات، وتقارير العملاء، وتقارير التحديث، وتقارير الإجراءات، وتقارير الفواتير، وتقارير النفقات، وتقارير المحامين، وتقارير العقود، وتقارير توكيلات، وتقارير الرسوم، وتقارير الحسابات، وتقارير المدفوعات، وتقارير خطط الدفع، وتقارير الخدمات القانونية، وتقارير الاستشارات القانونية.

بالنسبة لشريك إداري، يمكن أن يدعم هذا المراجعة المنتظمة للأعمال النشطة للعملاء، والفواتير غير المدفوعة، والجلسات القادمة، ونشاط المحامين. بالنسبة لمدير المكتب، يمكن أن يدعم مراقبة الإجراءات، والمرفقات، والمواعيد النهائية. بالنسبة لفريق العمليات القانونية، يمكن أن يدعم تقارير أكثر اتساقًا عبر الفروع أو الأقسام. بالنسبة للمالية، يمكن أن يدعم مراجعة منظمة للفواتير، والمدفوعات، والنفقات، والسجلات المتعلقة بالرسوم.

لوسيرفس يتضمن أيضًا إحصاءات المكتب وغرفة مراقبة ضمن أدوات المدير. تدعم هذه القدرات رؤية أعلى لمستوى نشاط المكتب واستخدام النظام. الهدف هو تقديم بيئة إدارة عملية للقيادة بدلاً من الحاجة إلى طلب تحديثات حالة يدوية من موظفين متعددين كلما كانت هناك مراجعة لعميل أو قضية.

الاستجابة فيما يتعلق بمجلس التعاون الخليجي، اعتبارات التطبيق والخطوات التالية.

لوسيرفس ذو صلة بالهيئات القانونية في دول الخليج العربية لأنه يدرك المزيج التشغيلي الذي تديره الشركات والأقسام القانونية كل يوم: السجلات العربية والإنجليزية، معلومات العملاء وأطراف المعارضة، القضايا المدنية، الأعمال التنفيذية، جلسات المحكمة والخبراء، العقود، وكالات النيابة، طلبات الخدمات القانونية، المرفقات، الرسوم، الفواتير، المدفوعات، التذكيرات، الأذونات والتقارير. تختلف القوانين والإجراءات عبر دول الخليج، لذا يجب تكوين المنصة حول سير العمل الداخلي للمنظمة ومتطلبات الممارسات المحددة لكل بلد.

يجب أن تبدأ عملية التنفيذ بتمرين عملي لرسم الخرائط. حدد بيانات العميل التي ستتم معالجتها، وفئات الحالات التي ستستخدم، وبنية المستندات والمرفقات، وعملية المتابعة للجلسات، وتدفق الرسوم والفواتير، والأدوار التي تتطلب الوصول، والتقارير التي تتوقعها الإدارة. لوسيرفس يشمل إدارة قيم النظام، وتصميم قوالب البريد الإلكتروني، وتصميم قوالب الفواتير، ورأس خطابات المكتب، وإدارة المجلدات التلقائية، وإدارة المجلدات على الخادم، وإدارة تسلسل الملفات، وإدارة النسخ الاحتياطي، والقدرات المتعلقة بالشعار المخصص وأدلة المستخدم التي تدعم الاعتماد المنظم.

يجب على المنظمات أيضًا أن تقرر كيفية إدارة النشر، والوصول، والحوكمة الداخلية. تفضل بعض المنظمات القانونية نشر السحاب لتسهيل الوصول عبر المكاتب، بينما تقيم منظمات أخرى نشر الخوادم أو البيئات المدارة محليًا لأسباب تتعلق بالسياسة. في أي نموذج، ينبغي على صانعي القرار مراجعة أذونات الوصول، وإدارة وصول الخوادم، وإجراءات النسخ الاحتياطي، والمصادقة الثنائية، والوصول المقيد، وإعدادات الخصوصية المحدودة قبل توسيع استخدام النظام.

تشمل حالات الاستخدام الشائعة قيام شركة محاماة بتركيز سجلات العملاء والقضايا عبر الفروع، قسم قانوني في شركة تتتبع النزاعات مع الأطراف الخارجية والخدمات القانونية الداخلية، قسم قانوني في شركة تأمين يراقب التقاضي ومتابعات الدفع، أو قسم قانوني حكومي ينظم الجلسات والمستندات والتصاريح عبر فرق متعددة. في كل حالة، يصبح برنامج لوسيرفس ذا قيمة عندما يدعم سير العمل القانوني الحقيقي بدلاً من أن يعمل كقائمة اتصال مستقلة.

لوسيرفس خيار قوي للمنظمات التي ترغب في إدارة علاقات العملاء بالتوازي مع إدارة الشؤون القانونية التشغيلية. يجب على الفرق التي تقارن الأنظمة تقييم المنصة مقارنةً بجداول البيانات الحالية والعمليات الورقية والمجلدات المشتركة والعمليات المعتمدة على البريد الإلكتروني، ثم اختبار ما إذا كانت المنصة تحسن الرؤية بشأن العملاء والمعاملات والجلسات والفواتير والمستندات والمسؤوليات. لتقييم مدى توافقها مع سير العمل في منظمتك، يمكنك. طلب تجربة خاصة لوسيرفس.