طريقة أذكى لربط الفرق القانونية بجميع أقسام المنشأة
غالباً لا يبدأ العمل القانوني من داخل الإدارة القانونية نفسها. فقد يأتي طلب مراجعة عقد من قسم الموارد البشرية، أو طلب رأي قانوني من الإدارة المالية، أو مسألة امتثال من قسم العمليات، أو طلب مباشر من الإدارة العليا إلى الفريق القانوني.
التحدي هنا هو توفير وسيلة مباشرة ومنظمة لجميع هذه الأقسام للتواصل مع الإدارة القانونية، دون الحاجة إلى منح كل موظف حساباً كاملاً داخل نظام إدارة الشؤون القانونية.
ولهذا أطلقت لوسيرفس ميزة المستخدمين الافتراضيين.
تتيح ميزة المستخدمين الافتراضيين للمنشآت ومكاتب المحاماة إضافة مستخدمين يمكنهم تقديم الطلبات الداخلية ومتابعتها دون الحاجة إلى حساب مدفوع، ودون منحهم صلاحية الاطلاع على القضايا أو الموكلين أو الملفات القانونية أو أي بيانات سرية أخرى داخل لوسيرفس.
ما هم المستخدمون الافتراضيون في لوسيرفس؟
المستخدمون الافتراضيون هم مستخدمون مجانيون بصلاحيات محدودة، تم تصميمهم بشكل خاص لتسهيل التواصل وإدارة الطلبات بين الإدارة القانونية وباقي أقسام المنشأة.
وعلى عكس المستخدمين المرخصين في لوسيرفس، الذين يمكنهم العمل على القضايا والملفات القانونية والمستندات والموكلين والفواتير والتقارير وغيرها من وظائف إدارة الأعمال القانونية، فإن المستخدم الافتراضي يحصل فقط على الصلاحيات اللازمة للتواصل مع الفريق القانوني.
يمكن للمستخدم الافتراضي:
- تقديم الطلبات الداخلية إلى الإدارة القانونية أو الفريق المخول.
- متابعة حالة الطلبات التي قام بتقديمها.
- إضافة الإجراءات أو التحديثات المرتبطة بطلباته حسب الصلاحيات المتاحة.
- استلام الإشعارات عند وجود تحديث أو إجراء جديد على الطلب.
والأهم من ذلك أن المستخدمين الافتراضيين لا يمكنهم الاطلاع على القضايا أو الملفات القانونية أو بيانات الموكلين أو أي بيانات أخرى محفوظة داخل نظام لوسيرفس.
وبذلك تصبح هناك قناة تواصل منظمة ومحددة الصلاحيات بين الفريق القانوني وبقية أقسام المنشأة.
لماذا تعتبر ميزة المستخدمين الافتراضيين مهمة لإدارات الشؤون القانونية؟
تقدم إدارات الشؤون القانونية الداخلية خدماتها عادةً لعدد كبير من الموظفين مقارنة بعدد أعضاء الفريق القانوني نفسه.
فعلى سبيل المثال، قد تضم إحدى الشركات 500 موظف، بينما يعمل داخل الإدارة القانونية 10 موظفين فقط. ومع ذلك، قد تحتاج أقسام الموارد البشرية والمالية والمشتريات والعمليات والامتثال والمبيعات والإدارة العليا إلى التواصل مع هؤلاء المختصين بشكل مستمر.
وفي كثير من المنشآت، تصل الطلبات القانونية عبر عدة قنوات مختلفة، مثل:
- البريد الإلكتروني.
- المكالمات الهاتفية.
- رسائل واتساب.
- الاجتماعات.
- ملفات Excel.
- المحادثات والطلبات غير الرسمية.
وهذا يجعل إدارة الطلبات القانونية أكثر صعوبة، حيث قد يتم فقدان بعض الطلبات أو تكرارها أو تأخيرها، كما يصبح من الصعب متابعة تاريخ كل طلب والإجراءات التي تمت عليه.
مع المستخدمين الافتراضيين في لوسيرفس، يمكن لموظفي مختلف الأقسام تقديم طلباتهم مباشرة من خلال نظام منظم ومخصص.
بعد ذلك تستطيع الإدارة القانونية استلام هذه الطلبات وإدارتها ومعالجتها ومتابعتها من داخل منصة إدارة الشؤون القانونية نفسها.
نظام موحد للطلبات القانونية على مستوى المنشأة
لنأخذ مثالاً على منشأة تتعامل فيها عدة أقسام بشكل مستمر مع الإدارة القانونية.
- قسم الموارد البشرية قد يحتاج إلى مراجعة عقد عمل أو الحصول على رأي قانوني في موضوع يتعلق بأحد الموظفين.
- الإدارة المالية قد تحتاج إلى دعم قانوني متعلق بنزاع مالي أو اتفاقية.
- قسم المشتريات قد يرغب في إرسال عقد مورد للمراجعة القانونية.
- قسم العمليات قد يحتاج إلى استشارة قانونية بشأن إجراء أو مسألة تشغيلية.
- الإدارة العليا قد تطلب رأياً قانونياً أو مراجعة مستندات معينة.
بدلاً من إرسال هذه الطلبات عبر رسائل بريد إلكتروني منفصلة أو وسائل تواصل مختلفة، يستطيع كل قسم استخدام حساب مستخدم افتراضي للتواصل مباشرة مع الإدارة القانونية.
والنتيجة هي إنشاء نظام مركزي لإدارة الطلبات القانونية الداخلية يمكن من خلاله تقديم الطلبات ومتابعتها وإضافة الإجراءات عليها وإغلاقها ضمن سير عمل واضح ومنظم.
لا حاجة إلى حساب مدفوع لكل موظف يقوم بتقديم طلب
ليس من العملي دائماً منح كل موظف يحتاج إلى مساعدة قانونية حساباً كاملاً داخل برنامج إدارة الشؤون القانونية.
فمعظم الموظفين لا يحتاجون إلى الدخول إلى القضايا أو الملفات القانونية أو المستندات أو الفواتير أو التقارير أو باقي وظائف النظام المتقدمة.
ما يحتاجونه ببساطة هو وسيلة منظمة وآمنة للتواصل مع الإدارة القانونية.
وهنا تأتي أهمية المستخدمين الافتراضيين، حيث يمكن للمنشآت توسيع استخدام لوسيرفس ليشمل جميع الأقسام دون الحاجة إلى شراء حساب مدفوع لكل موظف يقوم فقط بإرسال الطلبات الداخلية.
ويستمر المستخدمون المرخصون في إدارة الأعمال القانونية داخل النظام، بينما يقوم المستخدمون الافتراضيون بإنشاء حلقة الاتصال بين الفريق القانوني وباقي أقسام المنشأة.
مصمم للحفاظ على سرية البيانات القانونية
تتعامل الإدارات القانونية مع معلومات شديدة الحساسية والسرية.
ولذلك فإن منح الموظف القدرة على تقديم طلب قانوني لا يجب أن يعني منحه صلاحية الوصول إلى قاعدة البيانات القانونية الكاملة للمنشأة.
يفصل لوسيرفس بين هذه الصلاحيات بشكل واضح.
المستخدمون الافتراضيون مخصصون للتعامل مع الطلبات الداخلية والتفاعلات المرتبطة بها فقط، ولا يحصلون على صلاحية عامة للاطلاع على القضايا أو الملفات القانونية أو بيانات الموكلين أو أي معلومات سرية داخل النظام.
وبهذا يمكن للمنشأة توفير قناة أوسع لتقديم الخدمات القانونية داخلياً، مع المحافظة على التحكم الكامل في صلاحيات الوصول إلى المعلومات الحساسة.
فوائد المستخدمين الافتراضيين لإدارات الشؤون القانونية في الشركات والجهات الحكومية
تعتبر ميزة المستخدمين الافتراضيين مناسبة بشكل خاص لإدارات الشؤون القانونية في الشركات والجهات الحكومية والهيئات العامة وشركات التأمين والمنشآت التي تحتوي على عدة إدارات أو فروع.
فبدلاً من استخدام لوسيرفس كبرنامج مخصص للإدارة القانونية فقط، يمكن للمنشأة استخدامه أيضاً كنقطة مركزية يتواصل من خلالها جميع الموظفين مع الفريق القانوني.
وتساعد هذه الميزة المنشآت على:
- توحيد جميع الطلبات القانونية الداخلية في مكان واحد.
- تقليل الاعتماد على البريد الإلكتروني والرسائل غير المنظمة.
- تحسين التواصل بين الإدارة القانونية وباقي الأقسام.
- الاحتفاظ بسجل واضح للطلبات والإجراءات التي تمت عليها.
- تمكين مقدم الطلب من متابعة طلبه دون الحاجة إلى التواصل المتكرر مع الفريق القانوني.
- تحسين الرقابة والوضوح في تقديم الخدمات القانونية الداخلية.
- الحفاظ على سرية البيانات القانونية من خلال صلاحيات محدودة.
- توسيع إمكانية استخدام النظام داخل المنشأة دون الحاجة إلى شراء حسابات كاملة للمستخدمين الذين لا يحتاجونها.
وتظهر أهمية هذه الميزة بشكل أكبر في المنشآت التي تضم إدارة قانونية مركزية تقدم خدماتها لعدة إدارات أو فروع أو وحدات أعمال.
المستخدمون الافتراضيون لمكاتب المحاماة
لا تقتصر فائدة هذه الميزة على إدارات الشؤون القانونية الداخلية، بل يمكن أن تكون مفيدة أيضاً لمكاتب المحاماة التي تحتاج إلى تنظيم التواصل بين الفرق المختلفة دون منح جميع المشاركين صلاحية كاملة للوصول إلى نظام إدارة القضايا.
فعلى سبيل المثال، قد يضم مكتب المحاماة موظفين إداريين أو مستخدمين داخليين يحتاجون إلى تقديم الطلبات أو متابعتها أو استلام الإشعارات، لكنهم لا يحتاجون إلى الاطلاع على جميع قضايا المكتب أو بيانات الموكلين.
توفر ميزة المستخدمين الافتراضيين وسيلة منظمة لإشراك هؤلاء المستخدمين في سير العمل المطلوب، مع إبقاء الوصول إلى البيانات القانونية محصوراً بالمستخدمين المخولين.
وتكون هذه الميزة مفيدة بشكل خاص لمكاتب المحاماة الكبيرة التي يتم فيها توزيع المهام بين الفرق القانونية والإدارية والمالية والتشغيلية والإدارة العليا.
من إدارة القضايا إلى إدارة الخدمات القانونية
تحتاج الإدارات القانونية الحديثة إلى أكثر من مجرد برنامج لإدارة القضايا.
فهي تحتاج أيضاً إلى نظام يساعدها على إدارة العلاقة بينها وبين المنشأة التي تقوم بخدمتها.
ويجب أن يتمكن الفريق القانوني من الإجابة بسهولة عن مجموعة من الأسئلة المهمة، مثل:
- كم عدد الطلبات التي تم تقديمها إلى الإدارة القانونية؟
- ما هي الطلبات التي لا تزال قيد التنفيذ؟
- ما هي الإجراءات التي تم اتخاذها على كل طلب؟
- هل يستطيع القسم مقدم الطلب متابعة حالته؟
- هل يمكن للموظفين الحصول على التحديثات دون الحاجة إلى التواصل المتكرر مع الإدارة القانونية؟
- وهل يمكن تحقيق كل ذلك دون منحهم صلاحية الوصول إلى القضايا والبيانات القانونية السرية؟
توسع ميزة المستخدمين الافتراضيين دور لوسيرفس من مجرد إدارة الملفات والقضايا القانونية إلى المساعدة في إدارة دورة تقديم الخدمات القانونية كاملة بين الإدارة القانونية وباقي أقسام المنشأة.
مثال عملي على استخدام المستخدمين الافتراضيين
لنفترض أن قسم الموارد البشرية في إحدى الشركات يحتاج إلى أن تقوم الإدارة القانونية بمراجعة عقد عمل جديد.
يمكن للموظف المخول في الموارد البشرية تقديم الطلب من خلال حساب مستخدم افتراضي.
تستلم الإدارة القانونية الطلب مباشرة داخل لوسيرفس وتبدأ العمل عليه.
ويستطيع مقدم الطلب متابعة حالة الطلب والمشاركة في الإجراءات المسموح بها واستلام الإشعارات عند وجود تحديثات جديدة.
وفي الوقت نفسه، لا يحصل موظف الموارد البشرية على أي صلاحية للاطلاع على القضايا الأخرى أو النزاعات أو المستندات القانونية أو بيانات الموكلين أو أي ملفات أخرى محفوظة لدى الإدارة القانونية.
ويمكن تطبيق نفس الآلية على أقسام المالية والمشتريات والعمليات والامتثال والإدارة العليا وغيرها من الأقسام.
بناء إدارة قانونية أكثر ترابطاً مع باقي المنشأة
تعكس ميزة المستخدمين الافتراضيين هدفاً أوسع يتمثل في جعل العمليات القانونية أكثر ترابطاً دون التأثير على التحكم في الصلاحيات.
لا يجب على الإدارات القانونية الاختيار بين منح الموظفين صلاحيات كاملة داخل النظام أو الاعتماد على البريد الإلكتروني والرسائل المتفرقة.
مع المستخدمين الافتراضيين، يقدم لوسيرفس خياراً ثالثاً: صلاحيات محدودة ومخصصة لتقديم ومتابعة الطلبات القانونية الداخلية.
يحصل الموظفون على قناة مباشرة للتواصل مع الإدارة القانونية.
ويحصل الفريق القانوني على طلبات منظمة داخل بيئة إدارة أعماله القانونية.
وتحصل المنشأة على مستوى أفضل من الرقابة والمتابعة.
وفي الوقت نفسه تبقى البيانات القانونية السرية مقتصرة على المستخدمين المخولين.
الأسئلة الشائعة حول المستخدمين الافتراضيين
ما هو المستخدم الافتراضي في لوسيرفس؟
المستخدم الافتراضي هو مستخدم مجاني بصلاحيات محدودة يمكنه التعامل مع الطلبات الداخلية دون الحاجة إلى حساب مدفوع في لوسيرفس، ودون الحصول على صلاحية الوصول إلى القضايا أو البيانات القانونية السرية داخل النظام.
هل يحتاج المستخدم الافتراضي إلى ترخيص مدفوع؟
لا. يتم توفير المستخدمين الافتراضيين مجاناً وفق العدد المتاح ضمن حساب المنشأة في لوسيرفس.
ما الذي يمكن للمستخدم الافتراضي القيام به؟
يمكنه تقديم الطلبات الداخلية ومتابعتها وإضافة الإجراءات أو التحديثات المرتبطة بها وفق الصلاحيات المحددة، بالإضافة إلى استلام الإشعارات الخاصة بالطلب.
هل يستطيع المستخدم الافتراضي الاطلاع على القضايا؟
لا. المستخدمون الافتراضيون لا يحصلون على صلاحية الدخول إلى القضايا أو البيانات القانونية العامة الموجودة داخل النظام.
من يمكنه الاستفادة من المستخدمين الافتراضيين؟
تعتبر هذه الميزة مناسبة للموظفين والأقسام التي تحتاج إلى التواصل مع الإدارة القانونية دون الحاجة إلى حساب كامل في نظام إدارة الشؤون القانونية، مثل الموارد البشرية والمالية والمشتريات والعمليات والامتثال والإدارة العليا وغيرها.
هل المستخدمون الافتراضيون مناسبون لمكاتب المحاماة؟
نعم. يمكن لمكاتب المحاماة استخدام المستخدمين الافتراضيين للموظفين أو المشاركين الداخليين الذين يحتاجون إلى تقديم الطلبات ومتابعتها دون منحهم صلاحية كاملة للوصول إلى بيانات القضايا والموكلين.
كيف تساعد ميزة المستخدمين الافتراضيين إدارات الشؤون القانونية؟
توفر الميزة قناة مركزية لاستلام ومتابعة الطلبات القانونية من مختلف أقسام المنشأة، مما يقلل الاعتماد على البريد الإلكتروني والرسائل المتفرقة، مع المحافظة في الوقت نفسه على سرية البيانات القانونية.
لوسيرفس: ربط الفرق القانونية بالمنشآت التي تخدمها
لوسيرفس هو نظام لإدارة الأعمال القانونية مصمم لمكاتب المحاماة وإدارات الشؤون القانونية في الشركات والجهات الحكومية وغيرها من الفرق القانونية.
ومع إطلاق ميزة المستخدمين الافتراضيين، أصبح بإمكان المنشآت ربط عدد أكبر من الأقسام مباشرة بالإدارة القانونية، مع الحفاظ على التحكم الكامل في الوصول إلى المعلومات والبيانات الحساسة.
تتيح ميزة المستخدمين الافتراضيين لجميع أقسام المنشأة التواصل مع الإدارة القانونية بشكل مباشر ومنظم، دون الحاجة إلى أن يمتلك كل مقدم طلب حساباً مدفوعاً داخل نظام إدارة الشؤون القانونية.