لماذا تختلف رواية القضية بين المحامي والمساعد القانوني؟

تعتمد قوة مكتب المحاماة واستدامته على وحدة المعلومة التي ينطلق منها فريق العمل لاتخاذ القرارات المصيرية. ومع ذلك يبرز تساؤل تشغيلي مُقلق لدى الشركاء المُديرين: لماذا تظهر أكثر من نسخة للحقيقة داخل القضية الواحدة؟ وبالذات لِمَ تضارب معلومات بين المحامي والمساعد القانوني؟ تكمن الإجابة في أن اختلاف رواية القضية ليس نتاجًا لضعف كفاءة الأفراد، إنما هو عَرَض لمرض أعمق يتمثّل في غياب إطار حوكمة موحَّد يضبط تدفق البيانات. إن حدوث تضارب روايات القضية داخل المكتب الواحد يعني أن الحقيقة التشغيلية مجزَّأة بين الذاكرة البشرية والمراسلات الجانبية والاجتهادات الشخصية مما يقوِّض قدرة المحامي على حماية مصالح الموكِّل بدقّة وكما يلزم.

في أروقة المكاتب الكبرى يبدأ اليوم غالبًا بجلسة مراجعة سريعة يسأل فيها الشريك عن وضع قضية معينة فيتلقى إجابة مُطمئِنة من المحامي المسؤول، لكنّه عند التدقيق مع المساعد القانوني يكتشف تفاصيل إجرائية لم تُذكَر أو عوائق لم تُثَّق، هذا الانفصال هو فجوة في السيادة على المعلومة والتي تجعل المكتب يعمل في حالة من وهم السيطرة.

وبذلك يكون تعدُّد روايات القضية داخل الفريق الواحد لا نتاجًا لضعف الذاكرة، بل إقرارًا صريحًا بغياب الحوكمة التشغيلية للمعلومة وتأكيد على أن المكتب يُدار بالأفراد لا بالأنظمة.

الفرق بين من يرى الصورة الكاملة ومن يعيش التفاصيل

يرجع اختلاف رواية القضية بين المحامي والمساعد القانوني إلى تباين النطاق التشغيلي لكل منهما؛ فالمحامي يرتكز في فهمه على الأهداف القانونية الكبرى بينما ينغمس المساعد القانوني في السيولة الإجرائية اليومية، وبدون وجود حوكمة تربط هذه التفاصيل بالإطار الكلّي، تصبح الرواية القانونية للمكتب عرضة للتّشوّه، حيث يعتمد كل طرف على جزء من الحقيقة لبناء موقفه، مما يسبب اختلاف المعلومات في فريق القضية نفسها.

عندما يتَّخذ المحامي قرارًا قانونيًا فإنّه يبنيه على الافتراض بأن الإجراءات تسير وفق ما رُسِمَ لها، وفي المقابل يواجه المساعد القانوني تحدّيات ميدانية في المحاكم أو تعاملات الموكلّين لا تجد طريقًا للتوثيق المؤسّسي، هذا الانفصال في سير العمل القانوني يؤدّي بالضرورة إلى تضارب الروايات مما يضع الشريك المدير أمام روايات متناقضة وتضارب البيانات داخل القضية تؤدي إلى أخطاء قانونية غير مقصودة تجعل من الصعب تحديد المسؤوليات أو تقييم الأداء الفعلي للمكتب.

كيف تؤثر طبيعة الدور على رواية القضية؟

يؤدي اختلاف الأدوار إلى اختلاف فهم القضية عندما تفتقر الإدارة إلى نظام يوحّد تنظيم العمل داخل مكاتب المحاماة، المحامي يركز على المساءلة والنتائج بينما يركز المساعد على التدفق الإجرائي، ولا يمكن علاج هذا التباين عبر الاجتماعات المكثّفة بل عن طريق توزيع الأدوار ضمن نظام توثيق منهجي يفرض الحقيقة المؤسسية فوق التقدير الشخصي للأفراد.

في غياب توزيع الأدوار المرتبط بنظام توثيق مُحكم، يصبح المساعد القانوني هو “بوّاب الحقيقة”؛ فهو من يقرر ما التفاصيل التي تستحق أن تُنقَل للمحامي وما هي التفاصيل التي يمكن التغاضي عنها وهذا التقدير الشخصي هو الثغرة التي يتسلل منها تضارب الروايات. فالمحامي قد يرى أن تأخُّر مستند هو تقصير إداري بينما يراه المساعد أمرًا ثانويًا أو عائقًا خارجيًا، وبدون سجل موضوعي شامل يضيع الحق بين التبريرات الشخصية للأفراد، مما يضعف إدارة فريق القضية.

مقارنة رؤى بين رواية المحامي ورواية المساعد القانوني لنفس الحدث:

• رواية المحامي: “القضية تسير وفق الجدول الزمني والمستندات المطلوبة قيد المراجعة النهائية.”
• رواية المساعد القانوني: “هناك نقص في بيانات الموكِّل ولم نتمكن من الوصول للموظف المسؤول منذ ثلاثة أيام والتحديث لم يُسجّل بعد.”
• النتيجة التشغيلية: فجوة في المصداقية أمام الموكِّل وقرار قانوني مبني على بيانات افتراضية لا واقعية.

لماذا لا تُنقل التفاصيل الدقيقة إلى متخذ القرار؟

السبب الجذري لعدم انتقال التفاصيل يكمن في ثقافة الفلترة التي تنمو في البيئات التي تفتقر إلى حوكمة القضايا، حيث يميل المساعد القانوني تحت وطأة ضغط المهام إلى إبلاغ المحامي بالنتائج فقط متغاضيًا عن المقدّمات الإجرائية التي قد تكون حاسمة، ولأن متابعة القضايا القانونية عبر أدوات التواصل التقليدية لا تسمح بنقل السياق الكامل يضطّر المحامي لاتّخاذ قرارات استراتيجية مبنية على بيانات منقوصة.

إعادة تأطير هذه المشكلة تفرض علينا الاعتراف بأن توثيق الإجراءات ليس ترفًا بل ضرورة لحماية مسؤولية المحامي، فعندما لا يملك المكتب سجلًا إجرائيًا دقيقًا يصبح من المستحيل على الشريك المدير تتبُّع جذور الخطأ، هل كانت المشكلة في التوجيه القانوني أم في التنفيذ؟ غياب الإجابة الموضوعية هو ما يُغذّي تضارب روايات القضية ويقوّض التواصل الداخلي والثقة المهنية.

متى يتحول اختلاف الروايات إلى خطر تشغيلي؟

يتحول تضارب روايات القضية إلى خطر وجودي عندما يُطاَلب المكتب بتقديم تقرير كامل أمام موكّل أو جهة رقابية، في هذه اللحظة يكتشف الشريك أن الرواية الرسمية التي كان يتبنَّاها لا تدعمها الأدّلة الإجرائية الموجودة لدى فريقه، أو هي منقوصة وتحتاج لوقت أطول من المتوقع لجمع كافة المعلومات. ووفقًا لتقييم التحكم التشغيلي في مكاتب المحاماة، فإن المخاطر تشمل:

1. ضعف المساءلة: لا يمكن تحديد المقصِّر لأن الحقيقة مُشاعة وغير موثَّقة نظاميًا.

2. سوء تقدير المخاطر: المضي في مسارات قانونية مكلفة بناءً على تحديثات ناقصة أو متفائلة.

3. تبعيّة الأفراد: ارتباك القضية بالكامل في حال غياب المساعد، لأنه الوحيد الذي يملك الرواية الحقيقية.

إن اتّخاذ قرارات مبنية على رواية غير مكتملة هو المقامرة الأكبر التي يمارسها مديرو المكاتب الذين يعتمدون على ذاكرة الأفراد بدلًا من الحوكمة.

كيف يخلق غياب الإطار الموحَّد أكثر من “حقيقة” للقضية؟

يتحقق توحيد الرواية عبر الانتقال من إدارة الأشخاص إلى إدارة النظام التشغيلي الذي يفرض توزيع الأدوار مع ربطها بنظام توثيق الإجراءات اللحظي. فعندما يتم تسجيل المعلومة في لحظة حدوثها تختفي الروايات المتعدّدة وتحل محلّها الحقيقة المؤسّسية للمكتب. فالسيطرة تبدأ من تجريد المعلومة من الصّبغة الشخصية وتحويلها إلى أصل مؤسسي قابل للتدقيق.

لقد ناقشنا في مقال سابق: متى يصبح اختلاف تحديثات القضية خطرًا قانونيًا حقيقيًا؟ واليوم نؤكد أن علاج هذه الفجوات يبدأ من سد ثغرة الروايات المزدوجة عبر آليات حوكمة تضمن أن ما يراه المحامي هو تمامًا ما ينفّذه المساعد دون وسائط بشرية مشوهة للمعلومة.

أسئلة استراتيجية للشركاء المديرين

1. هل اختلاف الروايات بين الفريق أمر طبيعي يمكن التغاضي عنه؟ الاعتقاد بأن اختلاف الروايات أمر طبيعي هو وهم سيطرة خطير، إنَّ أي تباين في المعلومات داخل القضية الواحدة هو دليل على فقدان التحكّم التشغيلي، وقد يؤدي إلى قرارات قانونية خاطئة تضع المكتب تحت طائلة المسؤولية المهنية.

2. كيف يمكن للمكتب توحيد رواية القضية دون زيادة الأعباء الإدارية؟ الحل ليس في زيادة الاجتماعات إنّما في تبني نظام حوكمة يفرض التوثيق اللحظي كجزء لا يتجزأ من الإجراء القانوني، عندما يتم تسجيل المعلومة في مصدرها، تتدفق تلقائيًا لمتَّخذ القرار دون الحاجة لفلترة بشرية.

3. ما هو دور الشريك المدير في سد الفجوة بين المحامي والمساعد؟ دور الشريك هو فرض السيادة التشغيلية؛ أي رفض الاعتماد على التحديثات الشفهية والتّحول الكامل نحو التقارير المستمدة من الأنظمة الموثَّقة، فالسيطرة لا تُمنح لكنّها تُفرَض عبر آليات المساءلة المعتمدة على البيانات.

ختامًا: إن أي قضية قانونية في مكتب محاماة هي سلسلة من الإجراءات التي يجب أن تُحكى برواية واحدة فقط، وهذه الرواية يملكها المكتب ككيان لا الأفراد كأشخاص.

فكّر بعمق، هل كل فريق القضية عندكم يحكي نفس القصة؟ أم أنك تكتشف الحقيقة فقط عندما يواجهك أحد موكّليك بالتقصير؟