إدارة القضايا وملفات الدعوى بشكل متكامل
إدارة القضايا القانونية وملفات الدعوى بشكل متكامل تُعد ركيزة أساسية في تطوير إدارة مكاتب المحاماة وتحقيق أعلى مستويات التنظيم والكفاءة. من خلال نظام رقمي موحّد، يمكن ربط جميع بيانات القضية، المستندات، الجلسات، والمواعيد في منصة واحدة تضمن الدقة وسرعة الوصول إلى المعلومات. هذا التكامل يعزز الإنتاجية، يقلل الأخطاء، ويدعم اتخاذ القرار المبني على بيانات واضحة، مما يرفع جودة الخدمات القانونية ويمنح المكتب ميزة تنافسية قوية.
إدارة القضايا وملفات الدعوى بشكل متكامل
يقدّم برنامج لوسيرفس نظامًا متكاملًا لإدارة القضايا وملفات الدعوى يغطّي جميع مراحل العمل القانوني منذ إنشاء ملف الدعوى وحتى إغلاقه أو تحويله إلى ملف تنفيذ، من خلال ملف مركزي واحد يحتوي على البيانات الأساسية للدعوى، أطرافها، حالتها، الاتفاقيات المرتبطة بها، وتاريخها الإجرائي والمالي. يضمن هذا التنظيم توحيد جميع عناصر القضية في مكان واحد، مما يقلّل الاعتماد على الملفات الورقية أو الأنظمة المبعثرة، ويمنح فريق العمل رؤية واضحة ومباشرة على وضع كل دعوى في أي وقت.
يتيح النظام إضافة التحديثات الدورية على ملف الدعوى بشكل زمني ومنهجي، مع إمكانية تسجيل الملاحظات القانونية التفصيلية المرتبطة بكل مرحلة من مراحل القضية، سواء كانت ملاحظات داخلية للفريق أو توثيقًا لمستجدات الجلسات والإجراءات، إلى جانب إمكانية إنشاء تحديثات مستقلة غير مرتبطة بجلسة محددة. وتُحفظ هذه التحديثات ضمن سجل واضح يسهّل تتبّع تطوّر الدعوى والرجوع إلى أي مرحلة سابقة دون فقدان السياق، مع توثيق المستخدم المنفّذ وتاريخ الإجراء.
كما يدعم لوسيرفس إرفاق المستندات والمرفقات بكافة أنواعها داخل ملف الدعوى، مثل المذكرات القانونية، محاضر الجلسات، العقود، القرارات، والمراسلات الرسمية، مع الحفاظ على ترتيبها وربطها المباشر بالقضية. ويتيح النظام تنفيذ إجراءات متقدمة على المرفقات، مثل طلب التوقيع الإلكتروني، طلب الموافقات الداخلية قبل الاعتماد، وربط المستندات بإجراءات أو مراحل محددة من الدعوى. كما يتيح إنشاء ارتباطات بين الدعاوى ذات العلاقة، سواء كانت دعاوى متفرعة أو مرتبطة بنفس الأطراف أو الموضوع، مع إمكانية فتح أي ملف مرتبط والاطلاع على تفاصيله فورًا دون الحاجة للتنقل اليدوي بين الملفات.
هل أنت مستعد للحوكمة القانونية
ويدعم النظام إدارة أطراف الدعوى بشكل مرن، بما يشمل الخصوم، أطراف النزاع، والوكلاء القانونيين، مع إمكانية تحويل طرف نزاع إلى موكّل عند الحاجة، وربط الأطراف بعدة دعاوى مع الاحتفاظ بسجل تاريخي كامل. كما يتيح ربط الأحكام الصادرة بخطط سداد وجدولة المتابعة المالية المرتبطة بها، بما يعزّز التكامل بين الجانب القانوني والمالي للملف.
يوفّر البرنامج مستوى متقدمًا من التحكم في خصوصية ملفات الدعوى، حيث يمكن تحديد صلاحيات الوصول لكل مستخدم بدقة، سواء للاطلاع فقط أو للتعديل أو لإدارة الملف بالكامل، إضافة إلى التحكم في صلاحيات تنفيذ الإجراءات الحساسة مثل الحذف، التحويل، أو اعتماد المستندات. وتُطبَّق هذه الصلاحيات بما يضمن حماية البيانات القانونية الحساسة ومنع الوصول غير المصرح به، مع تسجيل جميع العمليات ضمن سجلات النظام لتعزيز الشفافية والمساءلة.
كما يتيح لوسيرفس تحويل الدعوى بين المستخدمين أو الأقسام داخل المكتب وفق سير العمل المعتمد، مع إمكانية لفت الانتباه لمستخدمين محددين داخل الملف وتتبع حالة الاطلاع على الإشعارات، مع الاحتفاظ بسجل واضح يوضّح من كان مسؤولًا عن الملف في كل مرحلة، وما هي الإجراءات والتعديلات التي أُجريت عليه. وفي الحالات التي تستدعي ذلك، يوفّر النظام إمكانية حذف أو أرشفة ملف الدعوى وفق ضوابط وصلاحيات محددة، تضمن عدم حذف الملفات إلا من قبل المخوّلين، مع الحفاظ على سلامة البيانات وعدم التأثير على استقرار النظام أو أرشفة المعلومات المهمة.