إدارة النماذج القانونية والشكاوى

كما يدعم لوسيرفس تحديد الأشخاص المُلزمين بمتابعة الشكوى بشكل صريح، سواء كانوا محامين، موظفين، أو إداريين، مع إسناد مسؤولية المتابعة لكل شخص بشكل واضح، وتحديد دوره في معالجة الشكوى. ويساعد ذلك على منع ضياع الشكاوى، عدم وضوح المسؤوليات، أو تداخل الأدوار، ويضمن وجود جهة محددة تتابع كل شكوى منذ تسجيلها وحتى إغلاقها رسميًا.

ويتيح النظام متابعة حالة الشكوى بشكل مرحلي، مثل قيد الدراسة، قيد المعالجة، بانتظار إجراء، أو مغلقة، مع تسجيل جميع التحديثات التي تطرأ عليها ضمن سجل زمني واضح يبيّن من قام بالتحديث ومتى. ويساعد ذلك الإدارة على مراقبة آلية التعامل مع الشكاوى، الالتزام بالإجراءات الداخلية، وتحسين جودة الاستجابة داخل المكتب.

ويرتبط نظام النماذج والشكاوى بخدمة الإشعارات عبر البريد الإلكتروني فقط، حيث يتم إرسال تنبيهات تلقائية عند إنشاء الشكوى، تحديث حالتها، أو إضافة ملاحظات جديدة، إلى الأشخاص المكلّفين بمتابعتها. ولا يدعم هذا القسم إرسال إشعارات عبر واتساب أو تطبيق الهاتف المحمول، كما لا يتيح إخراج الشكوى بصيغة PDF، وذلك التزامًا بسياسة العمل المعتمدة داخل المكتب، وضمان معالجة الشكاوى بشكل رسمي ومباشر عبر القنوات الداخلية المحددة.